Assistenz (m/w/d)

Die Fachbereiche Finanzen sowie Gremien – Berufungen – Akademische Angelegenheit der Medizinischen Fakultät an der Albert-Ludwigs-Universität Freiburg suchen zum nächstmöglichen Eintritt eine

Wenn das service-, ergebnisorientierte und agile Büromanagement zu Ihren Stärken zählt und Sie mit Freude und Kompetenz die täglichen Herausforderungen einer entlastend-unterstützenden Assistenz selbstständig und im Team meistern, dann freuen wir uns, wenn Sie Ihre Potentiale in Kürze bei uns entfalten!

Unser Angebot:

• eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit mit der Möglichkeit von Anfang an Verantwortung zu übernehmen
• ein modernes, offenes Arbeitsumfeld und ein engagiertes Team, das sich auf Sie freut
• berufliche und persönliche Entwicklungsmöglichkeiten durch ein umfangreiches Fort- und Weiterbildungsangebot
• hohe Arbeitsplatzsicherheit und ein sicheres Einkommen nach dem Tarifvertrag des Landes Baden-Württemberg
• gleitende Arbeitszeiten und z.T. Möglichkeit zur Telearbeit („home office“)
• Vereinbarkeit von Familie und Beruf
• weitere Leistungen, wie z. B. ergänzende Altersvorsorge des Öffentlichen Dienstes oder JobTicket UKF

Ein Einblick in Ihre Aufgaben:

• organisatorische und administrative Unterstützung der für die Fachbereiche Finanzen und Gremien-Berufungen-Akademische Angelegenheiten verantwortlichen Leitungen und der jeweiligen Teams im Tagesgeschäft, durch selbstständiges Bearbeiten der Korrespondenz, Terminkoordination einschließlich Raumbuchungen, Vorbereitung von Sitzungsräumen sowie Einrichten virtueller Sitzungsräume, Wiedervorlagenmanagement
• eigenständige Bearbeitung und Digitalisierung des z.T. noch in Papierform eingehenden Postein- und –ausgangs und digitale Ablage in elektronische Akten
• Übernahme der Aufgaben einer*s Zeitbeauftragten für die beiden Fachbereiche
• Unterstützung der Beschaffungsprozesse im digitalen SAP-Workflow
• Bedienen von Cloud- oder Serversystemen
• organisatorische und technische Unterstützung bei Sitzungen
• Erstellen von Protokollauszügen und professionellen Präsentationen
• kontinuierliche Pflege der Homepage der Fachbereiche
• administrative Begleitung von Ausschreibungs- und Einstellungsverfahren über das Bewerbermanagement-Portal „concludis“
• Mitarbeit bei der Weiterentwicklung des implementierten Qualitätsmanagementsystems, inkl. Prozessverantwortung für Unterstützungsprozesse
• vorbereitende Arbeiten für die Buchhaltung
• Organisation von Dienstreisen

Ihr Profil:

• erfolgreich abgeschlossene Ausbildung im mittleren Verwaltungsdienst, als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Management-/Direktionsassistent*in, Rechtsanwalts- oder Notarfachangestellte*r (m/w/d) oder eine abgeschlossene vergleichbare Ausbildung
• ausgezeichnete kommunikative Fähigkeiten in Wort und Schrift, auch in englischer Sprache
• sehr gute Beherrschung der gängigen MS Office-Tools
• Erfahrung in der Arbeit mit elektronischen Akten sind von Vorteil
• idealerweise Erfahrung mit SAP und im Qualitätsmanagement sowie in der Homepagepflege
• Organisationsgeschick, Durchsetzungsvermögen mit souveränem und freundlichem Auftreten
• vorausschauende, engagierte, eigenverantwortliche, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
• ausgeprägtes Teamverständnis und Flexibilität
• ein hohes Maß an Einsatzbereitschaft

Bei Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen ist eine Eingruppierung nach TV-L E 8 möglich.

Wir freuen uns über Ihre aussagekräftige Bewerbung (Motivationsschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse) bis spätestens 09.01.2026 über das Online-Bewerbungsportal.

Die persönlichen Gespräche sind zeitlich kurz nach Ablauf der Bewerbungsfrist geplant.

Albert-Ludwigs-Universität Freiburg

Medizinische Fakultät - Dekanatsverwaltung

Bettina Abels – Fachbereichsleitung Gremien-Berufungen-Akdademische Angelegenheiten
Breisacher Straße 153, 79110 Freiburg