Office Manager (m/f/d) IRTG FORSCALE

Arbeiten an der Universität Freiburg

Die Universität Freiburg ist einen Wechsel wert: Mit ihrer über 500-jährigen Geschichte ist sie eine der renommiertesten und forschungsstärksten Universitäten Deutschlands. Hier arbeiten Sie in einer einzigartigen Vielfalt von Fächern, Perspektiven und Menschen für Forschung und Lehre auf höchstem Niveau – mitten in einer der beliebtesten Städte Deutschlands …
Die Personalpolitik der Albert-Ludwigs-Universität Freiburg orientiert sich an den Prinzipien der Gleichstellung und Vielfalt. Die Universität bekennt sich nachdrücklich zu dem Ziel einer familiengerechten Hochschule.

Office Manager (m/f/d) IRTG FORSCALE

The International Research Training Group "FORSCALE" is recruiting an Office Manager (m/f/d) IRTG FORSCALE

• Bewerbungsfrist: 15. Oktober 2025
• Veröffentlicht: 29. September 2025
• Eintrittstermin: Zum nächstmöglichen Zeitpunkt.
• Arbeitsumfang: Part-time position (50 %)
• Kennziffer: 00004489

Beschreibung

The University of Freiburg seeks to fill the position of Office Manager for
Administrative Support of the Graduate Research Training Group FORSCALE as soon
as possible. (part-time position, 50%, TV-L E9a)

The international DFG-financed Research Training Group FORSCALE at the University of
Freiburg, partnered with Canadian universities seeks an Office Manager.
The position is limited until 30 September 2030, with an option for extension dependent on a
potential future funding extension. The office manager holds a central position in managing
the administrative parts of the training group for up to 20 doctoral students. The position is
available immediately, but should be filled no later than 15 October 2025.

Your responsibilities will include, but are not limited to:

• Organization and administration of all aspects of the Graduate Research Training Group in close cooperation with the scientific coordinator and the FORSCALE management team.
• Financial accounting and preparation of financial statements/reports
• Preparation and processing of business travel arrangements
• Processing applications for the employment of student/research assistants
• Supporting the organization of events of the Graduate Research Training Group, such as
  conferences, seminars, and summer schools
• Internal and external communication in English
• Update of the program’s website
• Support for visiting scholars

Your essential qualifications should include:

• A completed vocational training in administration or business (e.g., administrative assistant, office management or a comparable qualification) or long-standing experience in a similar work environment
• Proficient use of the Microsoft Office suite
• Excellent command of German and English, both written and spoken
• Strong organisational skills, communication skills, and a high degree of teamwork

Desirable qualifications include:

• Several years of experience in university administration, ideally including the administration of collaborative projects,
• Knowledge of SAP
• Experience working with content management systems
• Knowledge of French would aid communication with Canadian partners, where appropriate
• Work in multi-national environments

We offer:

• An international work environment
• Flexible working hours with partial remote work possible
• Remuneration according to TV-L E9a
• Opportunities for further training
• Flat hierarchies
• The chance to contribute to a large innovative research project

Please apply with meaningful application documents and supporting documentation,
indicating the reference number. Please apply through the University’s online system. For
further information, please contact info@forscale.uni-freiburg.de.

The position is limited to 30. September 2030. The salary will be determined in accordance with E9a TV-L.

We will be particularly pleased to receive applications from women for the position advertised here.

Bewerbung

Please send your application in English including supporting documents citing the reference number 00004489, by 15. Oktober 2025 at the latest. Please send your application to the following address in written or electronic form:

Prof. Dr. Thomas Seifert
Speaker FOSRCALE
Chair of Forest Growth and Dendroecology
Tennenbacher Str. 4
79199 Freiburg
Germany

Für nähere Informationen steht Ihnen Herr Marco Sexauer unter Tel. +49 761 203-96851 oder E-Mail michael@wildlife.uni-freiburg.de zur Verfügung.

General and legal remarks:

Vollzeitstellen sind grundsätzlich teilbar, soweit dienstliche oder rechtliche Gründe nicht entgegenstehen. Die Auswahl erfolgt nach den Regeln des AGG (Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz). Schwerbehinderte Menschen werden bei entsprechender Eignung bevorzugt eingestellt. Für den Inhalt dieser Anzeige ist die jeweils ausschreibende Einrichtung verantwortlich. Etwaige inhaltliche Fehler begründen keine Ansprüche oder Rechte. Die rechtsgeschäftliche Vertretung im Zusammenhang mit dem Besetzungsverfahren und der Einstellung erfolgt ausschließlich durch das zuständige Personaldezernat. Bitte beachten Sie, dass Gefährdungen der Vertraulichkeit und der unberechtigte Zugriff Dritter bei der Kommunikation per unverschlüsselter Mail nicht ausgeschlossen werden können.

Privatsphäre Datenschutz

JETZT BEWERBEN