Sachbearbeiter*in / Assistent*in mit Schwerpunkt Gebäudemanagement

Wir besetzen aktuell eine Position als

Sachbearbeiter*in / Assistent*in mit Schwerpunkt Gebäude­management

in der Abteilung Facility Management. Der Bereich Facility Management (FM) ist verantwortlich für die betriebstechnische Infrastruktur sowie den Erhalt und die Modernisierung der rund 60 Gebäude sowie der dazugehörigen Verkehrsflächen und Grünanlagen auf dem Campus. Diese Position ist flexibel in Teilzeit (70 – 80 %) zu besetzen.

Ausschreibungsnummer 25/046

Teilzeit
Unbefristet

Das sind Ihre Aufgaben

• Sachbearbeitung in der Gruppe Gebäude­management:
  • Auftragsabwicklung in SAP
  • Weiterverrechnung von Dienstleistungen und Nebenkosten
  • Pflege des elektronischen Wochen­einsatz­plans
  • Erstellung von Leistungs­verzeichnissen und Leistungs­beschreibungen für Ausschreibungen
  • Bearbeitung von Wartungs- und Prüfaufträgen
  • Prüfung der Rechnungs­eingänge, Kosten­controlling sowie Überwachung und Steuerung des Mittelabflusses
  • Bearbeitung von Nutzeranfragen über das Abteilungs-Ticketsystem
• Vertretung der Sachbearbeitung in der Gruppe Bau & Technik
• Datenerfassung und ‑pflege im CAFM‑System inkl. Organisation von Schulungen
• Büro- und Assistenz­aufgaben, wie z. B. Postbearbeitung und Dokumenten­management, Besprechungen organisieren, Aushänge erstellen, Material­beschaffung, Protokoll­führung

Das bringen Sie mit

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit gutem technischen Verständnis oder ggf. technische Ausbildung mit einschlägiger kaufmännischer Weiterbildung
• Fundierte Erfahrung in den Bereichen Sachbearbeitung, Vertragsverwaltung und Abrechnung
• Exzellente Kenntnisse der gängigen Microsoft-Office-Anwendungen sowie die Bereitschaft, zusätzliche EDV‑Kenntnisse (z. B. SAP, CAFM) zu erwerben und zur geplanten Digitalisierung beizutragen
• Kenntnisse im Bereich Gebäude­management und Gebäude­technik von Vorteil
• Deutschkenntnisse auf Muttersprachen­niveau und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Lösungsorientiertes Denken und Handeln, gepaart mit einer ausgeprägten Hands-on-Mentalität und einer selbstständigen, strukturierten und serviceorientierten Arbeitsweise

Das sind die Gründe, bei uns zu starten

• Vergütung je nach Qualifikation und Aufgaben­übertragung bis zur Entgeltgruppe 9a TVöD Bund, Zuschüsse zu vermögens­wirksamen Leistungen und Jahres­sonderzahlung
• Unbefristete krisensichere Tätigkeit mit Stabilität
• Gleitzeitsystem und flexible Arbeitszeit­modelle
• 30 Tage Urlaub (bei 5-Tage-Woche) und zusätzlich freie Tage, z. B. an Weihnachten, Silvester und Brückentagen
• Betriebliche Altersvorsorge im öffentlichen Dienst (VBL‑Zusatz­versorgung)
• Zuschüsse für Jobtickets (z. B. Deutschlandticket)
• Kantine mit abwechslungsreichem Speiseangebot
• Kostenfreie Parkplätze auf dem Instituts­gelände und direkte Anbindung an den ÖPNV
• Weiterbildungsangebote für fachliche Weiterbildung, Kompetenz­trainings und Online-Trainings­akademie der Max-Planck-Gesellschaft
• Betriebliches Gesundheits­management zur Gesundheits­vorsorge und Prävention
• Diverse Sportangebote, ‑gruppen und ‑kurse
• Sozialberatung für die Unterstützung in schwierigen Lebens- und Arbeitssituationen
• Familienservice für alle Fragen rund um Vereinbarkeit von Familie und Beruf
• Vergünstigte Ferienwohnungen im In- und Ausland

Das IPP hat sich zum Ziel gesetzt, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen Schwerbehinderter sind ausdrücklich erwünscht. Das IPP will den Anteil von Frauen in den Bereichen erhöhen, in denen sie unterrepräsentiert sind. Frauen werden deshalb ausdrücklich aufgefordert, sich zu bewerben.

Informationen zum Umgang mit Ihren Daten und Ihre diesbezüglichen Rechte finden Sie auf unserer Webseite unter: www.ipp.mpg.de/datenschutz-bewerbung