Sachbearbeiterin / Sachbearbeiter (m/w/d) Koordinationsstelle Inspektionen

Wir suchen für unser Fachgebiet SBD 3 „Inspektionen“ zum 01.01.2026 eine/einen

Sachbearbeiterin / Sachbearbeiter (m/w/d)
Koordinationsstelle Inspektionen
in Teilzeit (bis 17 Std./​Woche)

sind eine wissenschaftliche Einrichtung des Bundes, die für die Prüfung und Zulassung von Impfstoffen und biomedizinischen Arzneimitteln zuständig ist und im Bereich der Life Sciences Forschung betreibt. Die Vernetzung mit nationalen und internationalen Akteuren macht uns zu einem kompetenten Ansprechpartner für die Öffentlichkeit, Wissenschaft, Medizin, Politik und Wirtschaft.

Das Fachgebiet SBD 3

fokussiert sich auf die Federführung von nationalen und internationalen/​​EMA‑Inspektionen sowie die Begleitung von Inspektionen der Landesüberwachungs­behörden. Zur Koordination der Anfragen für entsprechende Inspektions­aktivitäten suchen wir Sie als Unterstützung.

Ihre Aufgaben

• Sie übernehmen selbstständig und eigenverantwortlich die institutsweite Koordination von Anfragen zur Beteiligung unserer Sachverständigen an Inspektionen der Landes­behörden
• Auch die inhaltliche, organisatorische und koordinative Unterstützung der Inspektoren, u. a. im Zusammenhang mit Inspektionen und mit Gremien‑​​/​Arbeitsgruppen­tätigkeiten oder Datenbank-Abfragen und ‑Pflege, gehören zu Ihren Aufgaben
• Sie sind bei Inspektions­belangen zentrale Ansprechperson (m/w/d) für interne und externe Akteure (wie nationale und internationale Behörden oder andere Fachgebiete des Instituts)
• Sie sind für die selbstständige Erfassung und Erstellung von Statistiken und Berichten über alle Inspektions­aktivitäten des Paul-Ehrlich-Instituts zuständig
• Die konzeptionelle Weiterentwicklung und Optimierung aller Prozesse (einschließlich EDV‑gestützter Lösungen) der Koordinations­stelle fällt ebenfalls in Ihren Aufgabenbereich
• Sie erarbeiten und etablieren eigenständig Konzepte zur Dokumentation und Archivierung inspektions­relevanter Unterlagen

Unsere Anforderungen

• Abgeschlossene Berufsausbildung im Bereich
  • medizinische Dokumentation (z. B. Dokumentations­assistenz [m/w/d] oder vergleichbare Ausbildung)
  • oder Verwaltung und Büro (z. B. Kauffrau/​​‑mann [m/w/d] für Büromanagement, Fremdsprachen­korrespondenz [m/w/d])
• Sehr gute Kenntnisse sowie Berufserfahrung der administrativen Büroarbeit
• Berufserfahrungen und/oder Kenntnisse des Gesundheits­sektors oder der pharmazeutischen Industrie von Vorteil
• Grundlegende medizinische, regulatorische und Produkt­kenntnisse im Zuständigkeits­bereich des Paul-Ehrlich-Instituts oder Interesse und Fähigkeit zur Aneignung
• Sehr gute Kenntnisse im Umgang mit Informations- und Kommunikations­techniken (z. B. Microsoft-Office-Paket [insb. Excel], Datenbanken)
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse (die Inspektions­sprache ist überwiegend Englisch)
• Fähigkeit und Bereitschaft zur interdisziplinären Zusammenarbeit und Kommunikation
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten
• Hohe Belastbarkeit und Gewissenhaftigkeit

Unser Angebot

ist ein vielseitiger und anspruchsvoller Arbeitsplatz zentral im Rhein-Main-Gebiet mit guten Anschlüssen an das öffentliche Verkehrsnetz (Autobahn, Flughafen, S-Bahn). Als Arbeitgeber des öffentlichen Dienstes bieten wir die hierfür üblichen Sozialleistungen wie Jahres­sonderzahlung, Betriebsrente und vermögens­wirksame Leistung.

Das Beschäftigungsverhältnis ist auf drei Jahre befristet. Der Dienstposten ist in Teilzeit mit einem Umfang bis zu 17 Wochenstunden zu besetzen. Der Dienstposten ist anteilig gemäß Teilzeitumfang nach E 9a TVöD, Teil I der Anlage 1 des TVEntgO Bund, bewertet. Die Zuordnung zu den Stufen erfolgt unter Berücksichtigung der persönlichen einschlägigen Erfahrungen. Schwerbehinderte Bewerbende (m/w/d) werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Das Paul-Ehrlich-Institut fördert die Gleichstellung von Menschen sowie die Vereinbarkeit von Familie und Beruf. Hierfür bieten wir u. a. sehr flexible Arbeitszeiten (Teilzeit­modelle, Homeoffice, keine Kernarbeits­zeiten), Kindergarten­plätze und zahlreiche Fortbildungs­möglichkeiten. Unser betriebliches Gesundheits­management und die Bezuschussung des Jobtickets runden das Angebot ab.

Ihre Bewerbung

Ihre aussagekräftige Bewerbung übermitteln Sie bitte bis zum 03.11.2025 ausschließlich über unser Bewerberportal unter Angabe der JobID 1363.

Jetzt bewerben!

Fragen zum Bewerbungsverfahren richten Sie bitte an Frau Daniela Kirchen (E‑Mail: karriere@pei.de, Telefon: +49 6103 77‑1133).