Sachbearbeitung Gremienarbeit in Teilzeit (m/w/d)

Die ekom21

Die ekom21 ist ein renommiertes Technologieunternehmen im Bereich IT-Komplettlösungen für den öffentlichen Dienst. Als das größte BSI-zertifizierte IT-Dienstleistungsunternehmen in Hessen, mit einem umfassenden Produkt- und Dienstleistungsportfolio, betreuen wir über 500 Kunden mit 29.000 Anwenderinnen und Anwendern. Unsere über 800 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an unseren Standorten in Gießen, Kassel, Fulda und Darmstadt haben im Jahr 2023 einen Umsatz von über 315 Millionen Euro erwirtschaftet. Das Lösungsportfolio der ekom21 reicht von Hardware- und Softwarelösungen bis hin zu maßgeschneiderten Beratungsleistungen.

Ihre Aufgaben und Verantwort­lichkeiten

• Sie sind zuständig für die Vor- und Nachbereitung sowie die Durchführung der Sitzungen unserer Gremien (Vorstand, Finanzausschuss, Verbandsversammlung, Aufsichtsrat und Gesellschafterversammlung). Weiterhin obliegt Ihnen die Organisation des jährlichen Strategiemeetings der Gremien (Vorstand, Finanzausschuss und Aufsichtsrat).
• Sie wirken in enger Abstimmung mit den Direktoren/Geschäftsführern bei der Planung der jährlichen Gremientermine sowie der Erstellung von Beschlussvorlagen sowie dem fristgerechten Versand von Sitzungsunterlagen (über Sitzungsdienst SD.NET) mit, überwachen die Einhaltung der Fristen und protokollieren Sitzungen.
• Sie fordern regelmäßig Berichte von den internen Fachbereichen, sowie die rechtzeitige Zulieferung von Vorlagen und deren Anlagen an.
• Sie sind zuständig für den Aufbau, die Überwachung und ständige Aktualisierung der Mitgliederdatei im SD.NET. Dazu halten Sie engen Kontakt zu unseren Mitgliedern und stehen diesen für Nachfragen zur Verfügung. Sie führen die Korrespondenz mit Mitgliedern.
• In Ihren Zuständigkeitsbereich fällt ebenso die Pflege und Aktualisierung der Vorschriftensammlung von ekom21-KGRZ Hessen sowie ekom21 GmbH in regelmäßiger Abstimmung mit unserem Fachbereich Recht und Verträge.
• Sie kümmern sich um Veröffentlichungen im Staatsanzeiger (Verbandsversammlung, Satzungsänderungen).
• Sie führen interne und externe Korrespondenz im Zusammenhang mit der Sitzungsnachbereitung.

Die Höhe der Bezahlung orientiert sich an einem Entgelt bis zu EG 9a TVöD (VKA) und wird vorbehaltlich einer endgültigen individuellen Bewertung und der persönlichen Qualifikation erfolgen.

Ihre Bewerbung

Die ekom21 – KGRZ Hessen gewährleistet die berufliche Gleichstellung von allen Geschlechtern. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung vorrangig berücksichtigt. ekom21 – KGRZ Hessen strebt eine Erhöhung des Frauenanteils an und unterstützt die Vereinbarkeit von Beruf und Familie.

Wir bitten Sie, Ihre Bewerbung mit vollständigen Unterlagen unter Angabe der Kennziffer 2545-LA bis zum 07.12.2025 über unsere Karriereseite vorzunehmen und von Bewerbungen auf dem Postweg oder per E-Mail abzusehen. Wir möchten Sie zudem im Vorfeld darüber informieren, dass das Vorstellungsgespräch/Auswahlverfahren: 15.12. – 16.12.2025 in Gießen stattfinden wird.

Arbeiten bei ekom21

Als familienfreundliches Unternehmen steht der Mensch im Mittelpunkt unseres Handelns. ekom21 unterstützt aktiv die Vereinbarkeit von Beruf und Familie, indem flexible Arbeitszeiten und Teilzeitmodelle im Rahmen der dienstlichen Möglichkeiten realisiert werden. Einen hohen Stellenwert nimmt auch unser umfangreiches betriebliches Gesundheitsmanagement und unser Weiterbildungsmanagement ein.

Was Sie mitbringen

• Sie verfügen über eine abgeschlossene Ausbildung zur Verwaltungsfachangestellten (m/w/d) oder eine vergleichbare, dreijährige kaufmännische Ausbildung
• Sie verfügen idealerweise über mehrjährige Berufserfahrung in der Sachbearbeitung im Bereich Gremienarbeit oder einer vergleichbaren Position
• Sie bringen mindestens Grundkenntnisse in (kommunaler) Gremienarbeit mit.
• Sie haben gute Kenntnisse in MS Office und verfügen idealerweise über Erfahrung in einem digitalem Sitzungsdienst (vorzugsweise SD.NET).
• Ein sicheres, verbindliches und sehr diskretes Auftreten sowie sprachliche Kompetenz setzen wir voraus.
• Sie arbeiten gerne im Team, aber auch eigenständig und zeichnen sich durch eine zuverlässige und stringente Arbeitsweise aus.
• Sie bringen ein hohes Maß an Eigeninitiative mit, zeigen Organisationsgeschick und Durchsetzungsvermögen.
• Sie sind zur Teilnahme an Sitzungen kommunaler Gremien gfs. auch außerhalb der üblichen Dienstzeiten bereit.
• Ein Führerschein Klasse B ist erforderlich, da Sie zu unterschiedlichen Terminen reisen müssen.

Das bieten wir Ihnen

• Maßnahmen zur Gesundheitsförderung
• Kostenfreies Jobticket
• Fahrrad-Leasing über die ekom21
• Mobiles Arbeiten mit flexiblen Arbeitszeiten
• Jährlich verbindliche Mitarbeiter-Gespräche
• Strukturierte Einarbeitung
• Eine offene Unternehmenskultur
• Eine vertrauensvolle, familiäre Arbeitsatmosphäre
• Individuelle Entwicklungsmöglichkeiten
• Umfangreiche Sozialleistungen
• Betriebliche Altersvorsorge über die ZVK

Ihre Ansprechpartnerin

Bei Fragen zum organisatorischen Ablauf wenden Sie sich bitte an:

Frau Anna-Lena Diehl
ekom21 – KGRZ Hessen
Körperschaft des öffentlichen Rechts
Robert-Bosch-Straße 13
64293 Darmstadt
anna-lena.diehl@ekom21.de
Tel: 0641/9830-1717