- Überwachung und Steuerung von angeforderten Leistungen (z. B. termingebundene Zuarbeiten) und Terminen, Sicherstellen einer funktionierenden Wiedervorlage
- Führen und Organisieren der Ablage inkl. Entwicklung und Optimierung entsprechender Ablagesysteme
- Erstellung von Besprechungsprotokollen (extern und intern)
- Terminkoordination und -pflege
- Selbstständige Büroorganisation (Post, Telefon) und Verwaltung von Büromaterial
- Besucherbetreuung und Vorbereitung von Besprechungen (Raumreservierung, Catering)
- Schriftlicher und persönlicher Kontakt mit Kunden und externen Ansprechpartnern sowie Ansprechpartner für alle Mitarbeitenden des Zuständigkeitsbereiches
- Unterstützung in allen administrativen Bereichen des Office Managements
- Reisemanagement, Organisation und Buchung von Reisen sowie deren Abrechnung
- Planung und Koordinierung externer Aktivitäten
- Selbständige Durchführung von verschiedenen Sachbearbeitungstätigkeiten, bspw.
- Zeitwirtschaft (Überprüfung und Freigabe in SAP)
- Erstellen von Bedarfsmeldungen im Warenwirtschaftssystem (Coupa)
- Reiseplanung und Reisekostenabrechnung (BCD)
Berufserfahrung
- Mehrjährige Berufserfahrung