Direktionssekretär*in (m/w/d) (70 - 100 %)

Das Max-Planck-Institut zur Erforschung von Kriminalität, Sicherheit und Recht leistet Grundlagen­forschung auf den Gebieten der Kriminologie, des Öffent­lichen Rechts und des Strafrechts. Die drei Abteilungen des Instituts arbeiten vergleichend, international und inter­disziplinär. Das Institut mit ca. 180 Mitarbeitenden ist Teil der Max-Planck-Gesell­schaft zur Förderung der Wissen­schaften e. V. – einer der renommiertesten und erfolgreichsten Forschungs­organisationen der Welt.

Die Abteilung Kriminologie des Max-Planck-Instituts zur Erforschung von Kriminalität, Sicherheit und Recht in Freiburg im Breisgau sucht für den Assistenz­bereich des Instituts­direktors Prof. Dr. Jean‑Louis van Gelder zum nächst­möglichen Zeitpunkt eine*n

Direktions­sekretär*in (m/w/d) (70 – 100 %)

Ihre Aufgaben

• Allgemeine Front-Office-Tätigkeiten (inkl. E‑Mail- und Telefonverkehr)
• Grundlegende Sekretariats­aufgaben wie Postbearbeitung, Ablage und Daten­bankenpflege (Back‑Office).
• Termin­planung/​​‑koordination/​​‑überwachung (Microsoft Outlook).
• Reisemanagement: Planung, Organisation, Buchung sowie Vorbereitung zur Abrechnung nach dem Bundes­reisekosten­gesetz (BRKG).
• Administrative Betreuung von personellen Vorgängen.
• Betreuung von internationalen wissen­schaftlichen Mitarbeitenden, Gästen und Stipendiat*innen.
• Zusammen­arbeit mit den studentischen Hilfskräften der Abteilung, den Direktions­sekretariaten der zwei anderen Forschungs­abteilungen sowie den Service­abteilungen des Instituts.
• Selbstständige Korrespondenz in Deutsch und Englisch, ggf. auch in Französisch und/oder Spanisch.
• Planung, Organisation und Nachbereitung von Meetings, Tagungen und Lehrveranstal­tungen.

Ihr Profil

• Abgeschlossene einschlägige Berufs­ausbil­dung oder vergleichbare Qualifikation, mehrjährige Berufs­erfahrung ist wünschenswert, aber nicht ausschlaggebend.
• Sicherer Umgang mit gängigen Microsoft-Office-Anwendungen wird vorausgesetzt.
• Eine gewisse Affinität zu elektronischen Medien und IT ist von Vorteil.
• Bereitschaft, sich in instituts- bzw. MPG-eigene Strukturen, Vorgaben und Richtlinien sowie entsprechende Software­lösungen und Tools einzuarbeiten.
• Sehr gute Sprach­kenntnisse in Wort und Schrift in den Sprachen Deutsch und Englisch, ggf. auch Französisch und/oder Spanisch
• Ausgeprägtes und engagiertes Organisations­talent
• Schnelle Auffassungs­gabe
• Sie besitzen einen selbständigen, eigen­verant­wortlichen, strukturierten und zuverlässigen Arbeitsstil; gleichzeitig sind Sie ein Teamplayer.
• Hohe soziale Kompetenz, insbesondere respektvoller und stilsicherer Umgang mit unserem internationalen Publikum.
• Sie arbeiten service­orientiert, flexibel und situativ mit Finger­spitzengefühl.
• Sie behalten auch bei vielfältigen und kurzfristigen Anliegen den Überblick und denken einen Schritt voraus.
• Loyalität und Diskretion sind eine Selbstverständlichkeit.

Unser Angebot

• Vielseitige, interessante Tätigkeit in einer angenehmen Arbeits­atmosphäre und einem internationalen wissen­schaftlichen Arbeits­umfeld.
• Die Position ist in Teil- oder Vollzeit zu besetzen und auf ein Jahr befristet, eine Verlängerung wird angestrebt.
• Die Vergütung erfolgt gemäß Tarifvertrag für den öffent­lichen Dienst (TVöD Bund) und je nach Qualifikation und Berufs­erfahrung bis zur Entgelt­gruppe 9b. Von diesem Entgelt werden alle verpflichtenden Sozial­abgaben abgeführt.
• Sozial­leistungen des öffent­lichen Dienstes (31 Tage Urlaub, Jahres­sonderzahlung, VBL, Jobticket etc.)
• Kostenlose Mitarbeitenden­parkplätze.
• Mitarbeit in einem motivierten Team mit sehr gutem Arbeitsklima.
• Das Sekretariat ist doppelt besetzt, dadurch sind eine gute Einarbeitung, Vertretung und Arbeits­teilung gewährleistet.
• Der Dienstort ist Freiburg im Breisgau. Das Max-Planck-Institut zur Erforschung von Kriminalität, Sicherheit und Recht ist der Maxime der Verein­barkeit von Familie und Beruf verpflichtet und bietet flexible Arbeitsmöglich­keiten.

Die Max-Planck-Gesell­schaft ist ein Arbeitgeber, der Chancen­gleichheit und Vielfalt fördert. Bewerbungen von Menschen mit Behinderungen sind willkommen. Besonders erwünscht sind weiterhin Bewerbungen von Personen, die in Bezug auf Geschlecht, Alter, beruflichen und kulturellen Hintergrund, familiäre Situation, sexuelle Orientierung und Nationalität bisher unzureichend vertreten sind.

Ihre Bewerbung

Max-Planck-Institut zur Erforschung von
Kriminalität, Sicherheit und Recht
Günterstalstraße 73
79100 Freiburg

www.csl.mpg.de