Executive Assistant HR / Assistenz der SVP HR (m/w/d)

Deine Rolle

In dieser Position unterstützt du die SVP HR der Holtzbrinck Gruppein einem komplexen, internationalen Umfeld. Du bist weit mehr als klassische Assistenz: Du denkst mit, strukturierst voraus, priorisierst klug und sorgst dafür, dass operative und administrative Themen zuverlässig, diskret und effizient gesteuert werden.

Ein besonderer Schwerpunkt liegt auf der Weiterentwicklung digitaler Arbeitsweisen im HR-Bereich sowie darauf, deiner Führungskraft den Rücken freizuhalten – organisatorisch, inhaltlich und kommunikativ.

Deine Aufgaben

Executive Support & Organisation

• Eigenständiges, vorausschauendes Termin-, Reise- und Meetingmanagement in einem internationalen Kontext
• Vorbereitung, Strukturierung und Nachbereitung von Unterlagen, Entscheidungsgrundlagen und Präsentationen
• Aktive Priorisierung und Koordination von Themen, Schnittstellen und Stakeholdern
• Verlässliche Anlaufstelle für interne und externe Ansprechpartner*innen

Inhaltliche und operative Unterstützung

• Schnelles Erfassen komplexer Sachverhalte und Übersetzen in klare To-dos und Strukturen
• Unterstützung bei strategischen HR- und Leadership-Themen (z. B. Executive Recruiting)
• Mitarbeit an ausgewählten HR-Projekten mit hoher Vertraulichkeit

Digitalisierung & Arbeitsorganisation

• Weiterentwicklung und Optimierung von Prozessen, Ablagestrukturen und digitalen Tools im HR-Bereich
• Mitdenken und Vorantreiben einer modernen, effizienten Arbeitsweise (z. B. Dokumentation, Wissensmanagement, Kollaboration)
• Sicherstellen von Transparenz, Verlässlichkeit und Qualität in der täglichen Zusammenarbeit

Dein Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium, idealerweise mit mehrjähriger Erfahrung in einer vergleichbaren Assistenz- oder Executive-Support-Rolle
• Sehr gutes Organisationsvermögen, ausgeprägte Auffassungsgabe und die Fähigkeit, auch in komplexen Situationen den Überblick zu behalten
• Hohe Service- und Lösungsorientierung sowie ein ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein
• Souveränes, ruhiges Auftreten und sehr gutes Gespür für Menschen, Situationen und Unternehmenskultur
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sehr sichere Anwendung von MS Office / digitalen Tools und echtes Interesse an Digitalisierung und effizienter Arbeitsorganisation
• Diskretion und Professionalität sind für dich selbstverständlich

Wir bieten dir

• Ein offenes, unterstützendes HR-Team, das dich umfassend einarbeitet
• Ein abwechslungsreiches Aufgabenfeld mit viel Lernpotenzial
• Flexibles Arbeiten inkl. mobilem Arbeiten (bis zu 2 Tage/Woche)
• Zahlreiche Benefits (Sportangebote, Buchkontingente, Kantine, Jobrad etc.)
• Wertschätzende Unternehmenskultur und kurze Entscheidungswege

Bei Holtzbrinck setzen wir uns für Vielfalt und Inklusion ein und erkennen die vielen Vorteile einer diversen Belegschaft mit gleichen Chancen für alle an. Wir streben nach einem inklusiven Arbeitsumfeld, das all unseren Mitarbeitenden die Möglichkeit gibt, sich weiterzuentwickeln. Unsere Suche nach den besten Talenten umfasst und fördert diese Werte und Prinzipien in vollem Umfang.