Mitarbeiter*in (m/w/d) für Sekretariat und Sachbearbeitung

Die Ethik-Kommission der Albert-Ludwigs-Universität Freiburg sucht eine*n

Mitarbeiter*in (m/w/d) für Sekretariat und Sachbearbeitung

Die Ethik-Kommission berät Forschungsvorhaben am Menschen unter ethischen und rechtlichen Gesichtspunkten. Als öffentlich-rechtliche Ethik-Kommission übernimmt sie darüber hinaus die gesetzlich vorgesehenen Aufgaben im Zusammenhang mit klinischen Studien und Prüfungen von Arzneimitteln und Medizinprodukten.
Als Mitarbeiter*in (m/w/d) für Sekretariat und Studienbearbeitung unterstützen Sie die Geschäftsstelle bei der organisatorischen und administrativen Umsetzung dieser verantwortungsvollen Aufgaben. Nach einer erfolgreichen Einarbeitung besteht die Möglichkeit, schrittweise auch fachliche Aufgaben in der Bearbeitung und Beratung von Forschungsvorhaben zu übernehmen.

Wir bieten Ihnen:

• eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit im Team
• ein modern ausgestattetes Arbeitsumfeld
• vielfältige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• eine hohe Arbeitsplatzsicherheit und ein sicheres Einkommen nach dem Tarifvertrag des Landes Baden-Württemberg
• Unterstützung bei der Vereinbarkeit von Familie und Beruf durch flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit der Telearbeit
• weitere Leistungen, wie z.B. ergänzende Altersvorsorge, Zuschuss zum Jobticket
• angezielte Eingruppierung TV-L 9

Einblick in Ihre Aufgaben:

• Sie organisieren das Sekretariat der Geschäftsstelle eigenverantwortlich und sorgen für einen reibungslosen Ablauf im Tagesgeschäft
• Sie bearbeiten den allgemeinen E-Mail- und Telefonverkehr und übernehmen die selbstständige Korrespondenz zu organisatorischen und administrativen Anliegen
• Sie pflegen kontinuierlich verschiedene Datenbanken sowie den Internetauftritt der Ethik-Kommission
• Sie planen und begleiten Vollversammlungen, Fortbildungsveranstaltungen und weitere Termine organisatorisch
• Sie koordinieren Termine und übernehmen die Vor- und Nachbereitung der Kommissionssitzungen
• Sie unterstützen das Gebührenmanagement und die Rechnungsstellung, unter anderem mit SAP und ethikPool

Nach entsprechender Einarbeitung übernehmen Sie zudem Aufgaben in der Studienbearbeitung, insbesondere:

• Vorprüfung von Forschungsanträgen auf Vollständigkeit im elektronischen Antragssystem ethikPool
• formale Beratung der Antragsteller*innen vor der Einreichung und während des Begutachtungsprozesses
• Prüfung der eingereichten Antragsunterlagen, auch in englischer Sprache
• strukturierte Vorbereitung der Antragsunterlagen für die Geschäftsführung und die Mitglieder der Ethik-Kommission
• Begleitung von Antragstellenden während des gesamten Verfahrens und direkte Ansprechperson für die Antragsteller*innen

Persönlich überzeugen Sie durch:

• eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung im Verwaltungsbereich, ein abgeschlossenes Hochschulstudium oder eine vergleichbare Qualifikation
• mehrjährige einschlägige Berufserfahrung im Sekretariats- oder Geschäftsstellenbereich
• einen sicheren Umgang mit moderner Bürokommunikation und die Bereitschaft zur Einarbeitung in elektronische Antragssysteme
• eine sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit in deutscher Sprache, insbesondere für die eigenständige Erstellung professioneller Korrespondenz und Schriftsätze
• sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• ausgeprägte Serviceorientierung, Kommunikationsstärke und ein verbindliches Auftreten
• die Fähigkeit, auch bei vielfältigen und parallel anfallenden Aufgaben den Überblick zu behalten und selbstständig Entscheidungen zu treffen
• eine sorgfältige, strukturierte und verantwortungsbewusste Arbeitsweise
• Flexibilität sowie ein hohes Maß an Engagement und Verlässlichkeit
• Freude an der Zusammenarbeit im Team und eine ausgeprägte Teamorientierung

Die Stelle ist zunächst in Teilzeit (mind. 50%) zu besetzen.

Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung bis spätestens 18.09.2026.
Bitte bewerben Sie sich ausschließlich online.