Oberarztsekretär*in (m/w/d) - Hautklinik

Das Universitätsklinikum Heidelberg (UKHD) ist eines der bedeutendsten medizinischen Zentren in Deutschland und steht für die Entwicklung innovativer Diagnostik und Therapien sowie ihre rasche Umsetzung für den Patienten. Mit rund 14.000 Mitarbeitenden konzernweit in mehr als 50 klinischen Fachabteilungen mit über 2.500 Betten werden jährlich circa 80.000 Patienten voll- und teilstationär und mehr als 1.000.000 Mal Patienten ambulant behandelt.

Die Hautklinik am Universitätsklinikum Heidelberg vereint medizinische Exzellenz, innovative Therapieverfahren und eine enge interdisziplinäre Zusammenarbeit. Als Oberarztsekretär*in sind Sie Teil eines engagierten Teams und sorgen gemeinsam mit dem Chefsekretariat für reibungslose organisatorische Abläufe innerhalb der Privatambulanz und der Klinikleitung. Dabei erwartet Sie ein abwechslungsreiches Arbeitsumfeld mit engem Kontakt zu Patient*innen, Ärzt*innen und zahlreichen internen Schnittstellen. Freuen Sie sich auf verantwortungsvolle Aufgaben, moderne Arbeitsstrukturen sowie vielfältige Möglichkeiten, Ihre organisatorischen und kommunikativen Kompetenzen einzubringen und weiterzuentwickeln.

• Job-ID: V000016048
• Einsatzgebiet: Hautklinik
• Einsatzort: Heidelberg
• Startdatum: 01.01.2027
• Tätigkeitsbereich: Management / Administration
• Anstellungsart: Vollzeit (38,5 Wochenstunden)
• Befristung: Befristet (13 Monate mit dem Ziel der Entfristung)
• Vertrag: TV UK

Einblick in Ihre Aufgaben

• Organisieren und koordinieren Sie die Terminplanung der Privatsprechstunden und fungieren Sie als zentrale Anlaufstelle für Patient*innen, Angehörige, Ärzt*innen sowie interne Schnittstellen
• Planen Sie interne und externe Besprechungen und tragen Sie zu einer effizienten Zusammenarbeit innerhalb der Klinik bei
• Erstellen Sie selbstständig medizinischen und administrativen Schriftverkehr im Rahmen des patientenbezogenen Berichtswesens
• Übernehmen Sie klassische Sekretariatsaufgaben wie Postbearbeitung, Aktenführung, Materialbestellungen sowie die organisatorische Vorbereitung von Fortbildungen und Kongressen
• Unterstützen Sie die Klinikleitung durch die Vertretung des Chefsekretariats bei Abwesenheiten
• Koordinieren Sie das Arbeitszeitmanagement der Oberärzt*innen und Assistenzärzt*innen
• Pflegen und organisieren Sie die Einsatzplanung von PJ-Student*innen und Famulant*innen

Ihr Profil

• Abgeschlossene Ausbildung als Medizinische*r Fachangestellte*r, Kauffrau / Kaufmann im Gesundheitswesen oder eine vergleichbare Qualifikation
• Sehr gute Kenntnisse der medizinischen Nomenklatur und Freude an administrativen Tätigkeiten im klinischen Umfeld
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen sowie idealerweise Erfahrung mit Krankenhausinformationssystemen
• Exzellente Deutschkenntnisse sowie sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Organisationstalent, Diskretion und eine strukturierte Arbeitsweise zeichnen Sie aus
• Auch bei hohem Patientenaufkommen überzeugen Sie durch Belastbarkeit, Serviceorientierung und Teamfähigkeit

Wir bieten Ihnen

• Tarifvertragliche Vergütung nach TV UK E6 und eine betriebliche Altersvorsorge
• 30 Tage Urlaub
• Nachhaltig unterwegs: mit dem Jobticket (Deutschlandticket) und JobRad
• Familienfreundliches Arbeitsumfeld: mit Kooperationen zur Kinderbetreuung, einem Zuschuss zur Kinderferienbetreuung sowie Beratungsangeboten für Beschäftigte mit pflegebedürftigen Angehörigen
• Gesund und aktiv: vielfältige Gesundheits-, Präventions- und Sportangebote für Ihr Wohlbefinden

Kontakt & Bewerbung

Für Rückfragen steht Ihnen gerne Heike Dürr, Sekretärin des Ärztlichen Direktors, via E-Mail zur Verfügung.

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Hinweis: Das UKHD unterliegt den Bestimmungen des Infektionsschutzgesetzes. Daher ist für alle am UKHD beschäftigten Personen ein gültiger Masern-Immunitätsnachweis notwendig.

Das UKHD lebt Vielfalt und schätzt die Diversität.

Unabhängig von Alter, Geschlecht, sexueller Identität, Behinderung, Herkunft oder Religion bieten wir allen die gleichen Chancen. Wenn ein Geschlecht in einem bestimmten Bereich unterrepräsentiert ist, legen wir besonderen Wert darauf, diesem Ungleichgewicht entgegenzuwirken. Bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung geben wir Menschen mit Schwerbehinderung Vorrang bei der Berücksichtigung für offene Stellen.