Projektassistenten (m/w/d) in Vollzeit

Das gemeinnützige Institut für Kommunikations- und Prüfungsforschung gGmbH (IKPF) ist Träger des Umbrella Consortium for Assessment Networks (UCAN) und unterstützt über 100 Kooperationspartner – darunter Fakultäten, Ärztekammern, Fachgesellschaften und weitere Institutionen – bei der Vorbereitung, Qualitätssicherung, Durchführung und Nachbereitung von Prüfungen.

Unsere Projekte dienen dem Ziel, den Workflow von der Erstellung bis zur Evaluation von Prüfungen zu verbessern sowie Lehr- und Prüfungsbeauftragte in ihrer täglichen Arbeit zu unterstützen. Darüber hinaus arbeiten wir an diversen Projekten zur Förderung der ärztlichen Gesprächsführung und interprofessionellen Kommunikation und Zusammenarbeit in der medizinischen Aus-, Weiter- und Fortbildung mit.

Zur Verstärkung unserer Abteilung Forschung und Entwicklung suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt

Die Stelle ist zunächst auf zwei Jahre befristet.

Ihre Aufgaben:

• Organisatorische und administrative Unterstützung der Projektleitung
• Terminplanung, Kalenderpflege und Koordination von Besprechungen
• Digitalisierung, Pflege und strukturierte Ablage von Dokumenten
• Erstellung, Formatierung, Vervielfältigung und Versand von Unterlagen
• Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Sitzungen, Veranstaltungen und Projekttreffen
• Protokollierung von Besprechungen sowie Nachverfolgung von Ergebnissen und offenen Aufgaben
• Bearbeitung der allgemeinen Korrespondenz per E-Mail und Telefon
• Kommunikation mit externen Dienstleistern, Partnern und weiteren externen Ansprechpartnern
• Pflege und Ablage von Dokumenten sowie Erstellung von Übersichten, Checklisten und Dokumentationen
• Unterstützung bei der Koordination und Nachverfolgung von Drittmittelprojekten
• Mitarbeit bei der Optimierung bestehender Abläufe und Prozesse

Ihr Profil:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Erfahrung in der Assistenz, Verwaltung oder Projektkoordination von Vorteil
• Organisationstalent, Zuverlässigkeit und eine sorgfältige Arbeitsweise
• Kommunikationsstärke, freundliches Auftreten und Teamfähigkeit
• Sicherer Umgang mit Microsoft Office, insbesondere mit Excel, Word und Outlook
• Erfahrung in der Pflege, Strukturierung und Auswertung von Excel-Listen und Übersichten
• Selbstständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

Was wir Ihnen bieten:

• Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem motivierten und kollegialen Team
• Eigenverantwortliches Arbeiten mit viel Gestaltungsspielraum und der Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen
• Spannende Aufgaben in einem vielseitigen und dynamischen Arbeitsumfeld
• Eine offene Arbeitsatmosphäre, in der Zusammenarbeit Freude macht
• Flexible und moderne Arbeitszeiten sowie zeitgemäße Arbeitsformen
• Eine Vergütung angelehnt an den TV-L, je nach persönlicher Qualifikation bis Entgeltgruppe E 8

Interessiert? Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung (inklusive vollständiger Unterlagen mit Bewerbungsanschreiben) bis zum 01.09.2026 an das

Institut für Kommunikations- und Prüfungsforschung gGmbH
Prof. in Dr. in med. Jana Jünger, MME
Wieblinger Weg 92a
69123 Heidelberg

oder per Mail (bitte zusammengefasst als eine PDF-Datei) an Frau Hedwig Guski:
E-Mail: h.guski@cares.institute

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Die vertrauliche Behandlung der Bewerbungsunterlagen und deren datenschutzrechtlich sichere Vernichtung wird zugesichert.

Erstinformation zum Datenschutz über unsere Verarbeitung der Daten von Bewerber*innen nach Art. 13 DS-GV finden Sie unter:
https://cares.institute/datenschutz/ Punkt 13