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Sachbearbeiter/-in Hauptaktei / Registratur (m/w/d)

Wir suchen Sie für das Haupt- und Personalamt der Landeshauptstadt Stuttgart. Die Stelle ist zum 01.09.2026 und unbefristet zu besetzen.

Die Hauptaktei ist die Registratur des Bürgermeisteramtes und verwaltet die laufenden Akten des Oberbürgermeisters und der Beigeordneten. Zudem ist sie die Posteingangsstelle des Oberbürgermeisters. Im Rahmen der Einführung der stadtweiten E-Akte hat die Hauptaktei eine zentrale Rolle beim Aufbau der Aktenstruktur im Dokumentenmanagementsystem (DMS).

Ein Job, der Sie begeistert

• Sie registrieren Vorgänge nach Aktenplan
• Sie versenden die registrierten Vorgänge und legen diese ab
• Sie führen die Termin- und Aktenüberwachung für den laufenden Schriftverkehr durch
• Sie recherchieren zu verschiedenen Sachverhalten
• Sie tragen aktiv dazu bei, dass sämtliche Akten des Bürgermeisteramtes zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind

Ihr Profil, das zu uns passt

• Eine abgeschlossene Ausbildung als Fachangestellte/-r für Medien- und Informationsdienste oder als Verwaltungsfachangestellte/-r bzw. eine abgeschlossene Erste Prüfung nach der Entgeltordnung (VKA, ehem. Angestelltenlehrgang I) oder eine vergleichbare kaufmännische Berufsausbildung mit Bezug zur Verwaltung und entsprechender Erfahrung
• Bewerben können sich auch Beamt/-innen des mittleren Verwaltungsdienstes (Verwaltungswirt/-in)
• Fachwissen über den organisatorischen Aufbau und die Abläufe einer Stadtverwaltung ist von Vorteil
• Fundiertes Prozess- und Organisationsverständnis für Aktenabläufe ist gewünscht
• Gute EDV-Kenntnisse und Erfahrung mit Dokumentenmanagementsystemen sind von Vorteil
• Serviceorientierte Persönlichkeit mit sicherem Auftreten und guten Umgangsformen sowie einer sorgfältigen Arbeitsweise

Unsere Benefits im Überblick

• Weil Sicherheit und Wertschätzung zählen: ein zukunftssicherer Arbeitsplatz, betriebliche Altersvorsorge und Jahressonderzahlung, Stuttgart-Zulage für Tarifbeschäftigte – 70 € brutto pro Monat in Vollzeit, attraktive Personalwohnungen im Stadtgebiet Stuttgart
• Work-Life-Balance: flexible Arbeitszeitmodelle, Gesundheitsmanagement und Sportangebote
• Gemeinsam wachsen: persönliche und fachliche Weiterentwicklung durch unseren BildungsCampus
• Umweltfreundlich unterwegs: ein Zuschuss zum Deutschlandticket, das Fahrradleasing-Angebot "StuttRad"
• Kleine Extras, die Großes bewirken: vergünstigtes Mittagessen, Rabatte und Angebote über Corporate Benefits

Wir bieten Ihnen eine Stelle der Besoldungsgruppe A 9 (3.384,62 – 4.223,71 €)/Entgeltgruppe 8 TVöD (3.486,40 – 4.230,97 €).
Alle Beträge sind monatliche Bruttowerte bei Vollzeitbeschäftigung.

Weitere Informationen zur Stufensystematik finden Sie hier: Tarifbeschäftigte oder Beamt/-innen

Noch Fragen?

Für nähere Auskünfte zur Tätigkeit steht Ihnen Daniel Kühn unter 0711 216-91170 oder daniel.kuehn@stuttgart.degerne zur Verfügung. Für personalrechtliche Fragen zum Verfahren wenden Sie sich bitte an Katharina Enke unter 0711 216-81575 oder katharina.enke@stuttgart.de. Alle weiteren Informationen zu unseren vielfältigen Karrieremöglichkeiten finden Sie unterwww.stuttgart.de/karriere.

Interesse geweckt?
Bewerbungen richten Sie bitte bis zum 29.07.2026 an unser Online-Bewerbungsportal unter www.stuttgart.de/jobs. Falls eine Online-Bewerbung nicht möglich ist, können Sie uns Ihre Papierbewerbung unter Angabe der Kennzahl 101/0009/2026 an das Haupt- und Personalamt der Landeshauptstadt Stuttgart, Katharinenstraße 20, 70180 Stuttgart, senden.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung.

Wir begrüßen Bewerbungen von Schwerbehinderten und Gleichgestellten, diese werden bei entsprechender Eignung vorrangig berücksichtigt. Teilzeitarbeit ist bei allen Stellen möglich, sofern in der Ausschreibung nichts anderes angegeben ist.