Faire Urlaubsplanung im Team

Immer die gleichen gewinnen im Poker um die beliebten Schulferientage? Warum das für Frust sorgt und wie Teams mit klaren Regeln endlich fair planen können.

Die einen sagen: „Ich habe Kinder!“ Die anderen: „Und ich muss immer zurückstecken!“ Über die Verteilung der freien Tage wird in vielen Teams leidenschaftlich gestritten. Oder noch schlimmer: geschwiegen, weil immer wieder die gleichen gewinnen. Das ist nicht nur nervenaufreibend, sondern belastet auch das Miteinander.

Warum Urlaubsplanung im Team oft zu Konflikten führt

Ob Schulferien, Brückentage oder die sonnigen Sommermonate – viele Menschen wollen zur gleichen Zeit freihaben, aber der Betrieb muss in aller Regel weiterlaufen. „Es geht also um einen klassischen Verteilungskonflikt“, sagt Teresa Stockmeyer, Beraterin für Teamentwicklung in Hamburg. Hinzu kommt: Das Thema Urlaub ist emotional besetzt. Für Eltern geht es um die Betreuung der Kinder, für andere vielleicht um eine lange geplante Reise oder den einzigen Zeitraum, in dem Partner oder Freunde freihaben.

In vielen Teams gilt laut Stockmeyer unausgesprochen: Wer am lautesten fordert oder am längsten dabei ist, bekommt den besten Zeitraum für Urlaub. „Und genau das sorgt für Frust“, sagt die Beraterin für Teamentwicklung. Konflikte entstünden vor allem dort, wo Kriterien unklar sind. „Wenn Entscheidungen nach Bauchgefühl, Lautstärke oder Hierarchie getroffen werden, fühlt sich das schnell unfair an“, so Stockmeyer.

Was „fair“ bei der Urlaubsplanung bedeutet

„Fairness entsteht durch klare Kriterien und offene Absprachen, nicht durch Zufall“, sagt die Münsteraner Wirtschaftspsychologin und Business-Coach Eva Schulte-Austum. Klare Kriterien können laut Stockmeyer sein:

• Rotationsprinzip: Bei besonders begehrten Zeiten gilt ein Rotationsprinzip. So kommen nicht immer dieselben Mitarbeitenden zum Zuge.
• Soziale Gesichtspunkte: Wer schulpflichtige Kinder hat, ist an Ferienzeiten gebunden und muss innerhalb der Schulferien Urlaub nehmen.
• Betriebliche Erfordernisse: In saisonalen Hochphasen können beispielsweise nicht mehr als zwei Beschäftigte gleichzeitig Urlaub nehmen.

„Wichtig ist, dass alle im Team diese Kriterien kennen und akzeptieren“, so Stockmeyer. „Kinderlose dürfen nicht automatisch als flexibel gelten“, sagt Schulte-Austum. Denn auch sie haben Pläne und brauchen Erholung. Teams sollten Urlaubsplanung als Geben-und-Nehmen verstehen: Mal bin ich dran, mal der oder die andere.

Klare Absprachen treffen

Sowohl eine frühzeitige Urlaubsplanung als auch klare Absprachen sind entscheidend, damit es im Team nicht zu Streit kommt. „Viele Konflikte entstehen nicht wegen der Wünsche, sondern wegen des Zeitdrucks“, sagt Stockmeyer. Alle, die ihren Urlaub früh anmelden, haben Verhandlungsspielraum. Wer dies spät tut, muss oft betteln.

Im Klartext heißt das: Wenn im Frühjahr drei Leute gleichzeitig mitteilen, dass sie im Juni in den Urlaub fahren wollen, wird es eng. „Wenn alle ihre Wünsche früh anmelden, gibt es viel mehr Spielraum für Lösungen“, so Stockmeyer. Frühe Planung ist aus ihrer Sicht im Grunde ein Zeichen von Teamverantwortung. Wer rechtzeitig sagt, was er oder sie vorhat, erleichtert es allen anderen.

Wünsche sensibel formulieren

Teams sollten feste Fristen vereinbaren, rät Schulte-Austum. Etwa: Urlaubswünsche bis Ende Februar. Das sorgt für Übersicht. „Klare Regeln sind wie Verkehrszeichen – sie vermeiden Unfälle“, so die Wirtschaftspsychologin.

Hilfreich kann laut Stockmeyer auch sein, eine Begründung für den gewünschten Zeitraum zu nennen, statt Anspruch darauf zu erheben. Also, einfach kurz erklären, warum der Zeitraum wichtig ist – zum Beispiel, weil dann der Partner oder die Partnerin ebenfalls frei hat.

Auch Verhandlungsbereitschaft ist oft von Vorteil – also möglichst Alternativen für andere Urlaubszeiträume nennen.

Lösungen bei Überschneidungen sollten nicht spontan entstehen, sondern als Teamregeln festgelegt sein, wie Stockmeyer sagt. Gleichzeitig sollte auch vereinbart sein, dass das Team in Ausnahmefällen auch spontane Einzelfallentscheidungen mittragen kann.

Das letzte Wort hat die Führungskraft

Für Teresa Stockmeyer, Beraterin für Teamentwicklung in Hamburg, ist klar: Mitarbeitende können nicht alles untereinander regeln. Hier sieht sie die Führungskraft in der Pflicht. „Die Führungskraft sollte nicht erst auftauchen, wenn alles eskaliert“, sagt Stockmeyer. Es sei ihre Aufgabe, klare Kriterien festzulegen, Planungstermine zu definieren und Konflikte zu moderieren.

Wenn sich das Team nach mehreren Gesprächen nicht einigen kann oder strukturelle Ungleichgewichte entstehen, sollte die Führungskraft eine Entscheidung treffen – transparent und begründet.

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