02.09.2026 ● Eva Dignös (dpa)
Priorisieren und Strukturieren wie die Profis
Mehr Eigenverantwortung, weniger Kontrolle: Die moderne Arbeitswelt fordert Beschäftigten viel ab. Welche Strategien helfen, Überforderung zu vermeiden und mehr Freiheit ermöglichen.
Projekte steuern, Aufgaben selbst priorisieren, Arbeitsabläufe flexibel anpassen, ohne ständige Kontrolle und Anweisungen durch eine Führungskraft, klingt gut. Doch die Autonomie bringt auch Herausforderungen: Wer seine Arbeit selbst organisieren muss, steht vor der Aufgabe, Struktur zu schaffen, wo keine vorgegeben ist. Die Fähigkeit dazu wird oft vorausgesetzt, vor allem nach einer akademischen Ausbildung, sagt der Arbeitspsychologe Christoph Desjardins: „Aber das Fachwissen zu haben, bedeutet nicht automatisch, dass man auch die Methoden der Selbstorganisation beherrscht. Es gilt, die Arbeitsmethoden selbst zu definieren, zu kontrollieren und zu überwachen.“
Die wichtigste Lektion: Priorisieren
Wenn man seine Aufgaben nicht erledigt bekommt, wie gewünscht, wenn zu viele Baustellen gleichzeitig offen sind und die verfügbare Zeit nie auszureichen scheint, „dann liegt das oft an fehlender oder falscher Priorisierung“, sagt Arbeitspsychologe Johannes Pfeifer.
Wer nicht identifiziert hat, was wirklich wichtig ist, teilt sich seine Energie oft falsch ein. Kleine, weniger bedeutende Aufgaben werden erledigt, während strategisch relevante Projekte liegen bleiben.
Eng damit verbunden ist eine unrealistische Zeitplanung. „Viele unterschätzen, wie lange Aufgaben tatsächlich dauern und vergessen, Pufferzeiten für Unvorhergesehenes einzuplanen“, sagt Pfeifer. Das Ergebnis ist permanenter Zeitdruck.
Mit System zum Erfolg
Damit es weder zu Zeitdruck noch zur Überforderung kommt, kann es helfen, Aufgaben mit System zu planen. Welche Methode zum eigenen Arbeitsrhythmus und -stil passt, muss man ausprobieren – nicht nur für einen Tag, sondern über einen längeren Zeitraum. Bewährt haben sich unter anderem diese Methoden:
- Mit der Eisenhower-Matrix werden Aufgaben in vier Kategorien eingeteilt: „wichtig und dringend“ (sofort erledigen), „wichtig, aber nicht dringend“ (einplanen), „dringend, aber nicht wichtig“ (delegieren) sowie „weder wichtig noch dringend“ (streichen oder verschieben).
- Bei der ABC-Analyse werden Aufgaben nach ihrer Bedeutung geordnet: A-Aufgaben sind sehr wichtig, B-Aufgaben wichtig, C-Aufgaben weniger wichtig. Die Methode hilft, den Fokus zuerst auf die wirkungsstärksten Tätigkeiten zu legen. Sie verhindert, dass Dringendes automatisch Vorrang vor Wesentlichem erhält.
- Die Getting-Things-Done-Methode basiert auf dem Prinzip, alle Aufgaben konsequent zu erfassen, zu sortieren und in konkrete nächste Schritte zu überführen. Ziel ist es, den Kopf zu entlasten und nichts „mental offen“ zu halten. Aufgaben werden systematisch in Listen und Kontexte eingeordnet, regelmäßig überprüft und klar definiert.
- Die ALPEN-Methode strukturiert die Tagesplanung in fünf Schritten: Aufgaben notieren, Länge schätzen, Pufferzeiten einplanen, Entscheidungen über Prioritäten treffen, Nachkontrolle durchführen. Sie legt besonderen Wert auf eine realistische Zeitplanung und bewusst eingeplante Reserven.
- Für die Top-3-Methode werden pro Tag bewusst nur drei zentrale Aufgaben definiert, die unbedingt erledigt werden sollen. Alles Weitere ist optional – die drei Kernpunkte stehen im Mittelpunkt.
Ziele setzen hilft
Auch der Blick aufs große Ganze hilft im Kleinen. „Ziele und Visionen helfen uns, Prioritäten zu setzen“, sagt Johannes Pfeifer. Dabei geht man abgestuft vor, setzt sich Ziele langfristig ebenso wie für den Monat und die Woche.
Ein kurzer täglicher Zeitslot am Morgen dient dann der Tagesplanung und dem Abgleich: „Welche fixen Termine stehen an, welche Aufgaben aus meinen Zielen kann ich in den Tag packen und wofür stehen welche Ressourcen zur Verfügung?“
Wichtig: Nach Stressphasen unbedingt Erholungsphasen einplanen, empfiehlt Pfeifer.
Routinen bringen Entlastung
Routinen können zusätzliche Entlastung bringen, weil sie die Anzahl der Entscheidungen reduzieren. Statt täglich neu zu überlegen, wann E-Mails bearbeitet oder Aufgaben geplant werden, definiert man dafür feste Zeitfenster.
Für konzentriertes Arbeiten an komplexen Aufgaben empfehlen sich sogenannte Deep-Work-Blöcke, in denen das Telefon stumm geschaltet und das E-Mail-Programm geschlossen bleibt. Im Homeoffice funktioniert das oft besser als im Großraumbüro, sagt Christoph Desjardins. Wer in der Lage sei, sich und seine Arbeit gut zu organisieren, profitiere meist von hybriden Arbeitsmodellen.
Ein wichtiger Faktor für gelingende Selbstorganisation sei die Selbstwirksamkeit, also das Vertrauen in die eigene Fähigkeit, schwierige Aufgaben und Herausforderungen aus eigener Kraft erfolgreich zu bewältigen, sagt Desjardins: „Selbstorganisation führt zu Erfolgserlebnissen und erhöht damit auch die wahrgenommene Selbstwirksamkeit.“ Wer sich selbst organisiert, verbessert nicht nur seine methodischen Kompetenzen, sondern auch sein mentales Leistungsvermögen.
Deshalb lohnt sich die Mühe, sich mit diesen Methoden auseinanderzusetzen und nach der passenden für sich selbst zu suchen.
